Aan het begin van een schooljaar maakt een mentor een klassenoverzicht waarin alle belangrijke gegevens van elke leerling staan. In dit zogenaamde mentoroverzicht staat ook de eventuele gedrags- en/of leerproblematiek van een leerling en worden handelingsplannen of andere acties vermeld.
Het is de verantwoordelijkheid van de mentor om het mentoroverzicht up-to-date te houden en te verspreiden onder de vakdocenten. Zo worden bijvoorbeeld de afspraken vanuit het portfoliogesprek aan het mentoroverzicht toegevoegd.
Ook de vakdocenten zijn verantwoordelijk voor het mentoroverzicht: zij leveren namelijk gegevens aan voor het overzicht en denken mee over een aanpak voor de betreffende leerling.